وظایف مدیر ساختمان و اختیارات او طبق قانون تملک آپارتمان ها

در هر ساختمانی که بیش از یک مالک دارد، کسی باید هزینه های مشترک را جمع‌آوری کند، قبض‌ها را بپردازد، تعمیرات را پیگیری کند و پاسخ‌گوی ساکنان باشد. قانون تملک آپارتمان ها و آیین نامه اجرایی آن این نقش را بر عهده‌ی «مدیر ساختمان» گذاشته است. در این راهنما وظایف مدیر ساختمان و اختیارات او را توضیح می‌دهیم: مدیر چگونه انتخاب می‌شود، چه وظایفی دارد، چه اختیاراتی به او داده شده است و مرز این اختیارات کجاست.

مدیر ساختمان چگونه انتخاب می‌شود

مدیر یا هیئت مدیره را مجمع عمومی مالکان انتخاب می‌کند. مدیر لازم نیست حتماً یکی از مالکان باشد؛ مجمع می‌تواند یکی از مالکان یا فردی از بیرون ساختمان، مانند یک مدیر حرفه‌ای یا شرکت خدماتی، را به این سمت برگزیند.

مدت مدیریت را نیز مجمع عمومی تعیین می‌کند. طبق آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان ها، این مدت حداکثر دو سال است و انتخاب دوباره‌ی همان مدیر برای دوره‌های بعد منعی ندارد. بهتر است نام مدیر، مدت مدیریت و حدود اختیارات او به‌روشنی در صورت جلسه‌ی مجمع ثبت شود و نسخه‌ای از آن به اطلاع مالکانی برسد که در جلسه حاضر نبوده‌اند.

وظایف اصلی مدیر ساختمان

وظایف مدیر را می‌توان در چهار گروه خلاصه کرد.

۱. اداره‌ی امور مالی

• برآورد هزینه های مشترک و تعیین سهم هر واحد بر اساس روشی که مجمع تصویب کرده است؛ برای آشنایی با روش‌های رایج، راهنمای روش های محاسبه شارژ را ببینید.
• دریافت شارژ از ساکنان و پرداخت هزینه‌ها، ترجیحاً از طریق یک حساب بانکی مخصوص ساختمان.
• ثبت همه‌ی درآمدها و هزینه‌ها همراه با رسید و فاکتور.
• ارائه‌ی گزارش مالی دوره‌ای به ساکنان و گزارش کامل در پایان دوره‌ی مدیریت.

۲. نگهداری قسمت های مشترک

مدیر مسئول نظافت، روشنایی، سرویس آسانسور، موتورخانه، تأسیسات آب و فاضلاب و سایر قسمت های مشترک است. او باید قراردادهای نگهداری را پیگیری کند، تعمیرات ضروری را به‌موقع انجام دهد و مراقب تاریخ اعتبار گواهی‌ها و قراردادها باشد.

۳. پرداخت قبض‌ها و تقسیم هزینه‌های مشاع

قبض های مشترک آب، برق و گاز باید به‌موقع پرداخت و به شکلی عادلانه میان واحدها تقسیم شوند. جزئیات این کار در راهنمای تقسیم قبض های مشترک ساختمان آمده است.

۴. اجرای مصوبات و اطلاع‌رسانی

مدیر مجری تصمیم‌های مجمع عمومی و آیین نامه داخلی ساختمان است. اطلاع‌رسانی درباره‌ی تعمیرات، قطعی‌ها، تغییر مبلغ شارژ و دعوت به جلسات مجمع نیز بر عهده‌ی اوست.

اختیارات مدیر ساختمان

قانون برای انجام این وظایف اختیاراتی نیز به مدیر داده است:

• عقد قراردادهای جاری: مدیر می‌تواند برای نظافت، نگهداری آسانسور، سرویس موتورخانه و امور مشابه با پیمانکاران قرارداد ببندد.
• نمایندگی مالکان: مدیر در امور مربوط به اداره‌ی قسمت های مشترک، از جمله در برابر ادارات و پیمانکاران، نماینده‌ی مالکان به شمار می‌رود.
• وصول شارژ معوق: اگر مالک یا استفاده‌کننده‌ی واحد سهم خود را نپردازد، مدیر می‌تواند با ارسال اظهارنامه مطالبه کند. در صورتی که بدهی ظرف ده روز از ابلاغ اظهارنامه پرداخت نشود، طبق قانون تملک آپارتمان ها مدیر می‌تواند خدمات مشترک آن واحد را قطع کند یا از طریق اداره‌ی ثبت برای وصول طلب اقدام کند.
• پیگیری حقوقی: در صورت نیاز، مدیر می‌تواند از طریق مراجع قانونی موضوع را پیگیری کند.

حدود اختیارات: مدیر چه کارهایی را نمی‌تواند به‌تنهایی انجام دهد

اختیارات مدیر به اداره‌ی جاری ساختمان محدود است. تصمیم‌هایی مانند تغییر روش محاسبه شارژ، انجام تعمیرات اساسی و پرهزینه، تغییر کاربری قسمت های مشترک یا اجاره‌دادن آن‌ها باید در مجمع عمومی گرفته شود. همچنین مدیر نمی‌تواند از وجوه صندوق برای مقاصد شخصی استفاده کند و در برابر مالکان پاسخ‌گوی هزینه‌هاست. اگر مالکان از عملکرد مدیر راضی نباشند، می‌توانند موضوع را در مجمع عمومی مطرح کنند و در پایان دوره، مدیر دیگری برگزینند.

مثال عملی: گزارش ماهانه‌ی صندوق

فرض کنید موجودی صندوق ساختمانی در ابتدای ماه ۱۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است و در طول ماه ۴۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان شارژ دریافت شده است. هزینه‌های ماه به این شرح است:

موجودی پایان ماه از این رابطه به دست می‌آید: ۱۲٬۰۰۰٬۰۰۰ + ۴۵٬۰۰۰٬۰۰۰ − ۳۲٬۰۰۰٬۰۰۰ = ۲۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان. مدیر باید این گزارش را همراه با رسیدهای هزینه در اختیار ساکنان قرار دهد تا هر کس بتواند ارقام را بررسی کند.

چند نکته‌ی عملی برای مدیران ساختمان

1. حساب بانکی ساختمان را از حساب شخصی خود جدا کنید تا ورود و خروج پول قابل ردیابی باشد.
2. برای هر هزینه، حتی هزینه‌های کوچک، رسید یا فاکتور بگیرید و آن را نگه دارید.
3. پیش از هر هزینه‌ی بزرگ، دست‌کم دو یا سه پیشنهاد قیمت بگیرید و موضوع را با ساکنان در میان بگذارید.
4. مصوبات مجمع را مکتوب کنید و نسخه‌ای از صورت جلسه را برای همه‌ی مالکان بفرستید.
5. فهرستی از سررسید قراردادها و گواهی‌ها، مانند گواهی ایمنی آسانسور، تهیه کنید و پیش از سررسید پیگیری کنید.
6. پیش از اقدام قانونی برای شارژ معوق، ابتدا با یادآوری دوستانه و سپس کتبی مطالبه کنید و سوابق آن را نگه دارید.
7. در پایان دوره‌ی مدیریت، اسناد، دفاتر مالی و موجودی صندوق را به‌طور کامل و صورت جلسه شده به مدیر بعدی تحویل دهید.

خلاصه

مدیر ساختمان را مجمع عمومی برای مدتی حداکثر دوساله انتخاب می‌کند و او می‌تواند از میان مالکان یا خارج از آنان باشد. وظایف اصلی مدیر اداره‌ی امور مالی، نگهداری قسمت های مشترک، پرداخت و تقسیم قبض‌ها و اجرای مصوبات مجمع است. قانون برای وصول شارژ معوق، از ارسال اظهارنامه تا قطع خدمات مشترک یا اقدام از طریق اداره‌ی ثبت، اختیاراتی به مدیر داده است؛ اما تصمیم‌های اساسی همچنان با مجمع عمومی است. «آپارتمان من» (MyApartment) با محاسبه شارژ، ثبت هزینه‌ها و پرداخت‌ها و تهیه‌ی گزارش مالی دوره‌ای، انجام این وظایف را برای مدیر ساده‌تر می‌کند.