انتخاب مدیر ساختمان: حق رأی، حد نصاب مجمع و مدت مدیریت

انتخاب مدیر ساختمان یکی از نخستین تصمیم‌هایی است که مالکان یک مجتمع آپارتمانی باید بگیرند و بسیاری از اختلاف‌های بعدی، از شارژ پرداخت‌نشده تا اعتراض به هزینه‌ها، به همین انتخاب برمی‌گردد. اگر مدیر بدون رعایت قواعد قانونی انتخاب شود، اعتبار تصمیم‌ها و اقدام‌های او به‌راحتی زیر سؤال می‌رود. در این راهنما، بر پایه‌ی متن آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان ها، توضیح می‌دهیم چه کسی حق رأی دارد، چه کسی می‌تواند مدیر شود، مجمع با چه حد نصابی رسمی است و مدت مدیریت چقدر است.

مجمع عمومی و حق رأی در انتخاب مدیر ساختمان

طبق ماده ۵ آیین نامه، اگر تعداد مالکان یک ساختمان از سه نفر بیشتر باشد، مجمع عمومی مالکان تشکیل می‌شود. ماده ۷ مقرر می‌کند که در نخستین جلسه‌ی مجمع، ابتدا رئیس مجمع تعیین و سپس در همان جلسه مدیر یا مدیران انتخاب شوند. مجمع باید دست‌کم سالی یک بار تشکیل شود. جزئیات برگزاری جلسه، دعوت نامه و دستور جلسه را در راهنمای مجمع عمومی ساختمان آورده‌ایم.

مجمع عمومی، مجمع مالکان است و حق رأی نیز با مالک است، نه با ساکن. مستأجر می‌تواند در جلسه حضور داشته باشد و نظر بدهد، اما به‌خودی‌خود رأی ندارد. با این حال، طبق ماده ۹، مالک می‌تواند شخص دیگری را نماینده‌ی خود کند، به شرط آنکه نماینده پیش از تشکیل جلسه، وکالت نامه‌ی معتبر خود را به مدیر ارائه دهد. آیین نامه برای نماینده شرط دیگری نگذاشته است؛ بنابراین مستأجر نیز با وکالت نامه‌ی معتبر می‌تواند از طرف مالک رأی دهد. اگر یک واحد چند مالک داشته باشد، طبق ماده ۱۰ آنان باید یک نفر را برای شرکت در مجمع انتخاب و معرفی کنند.

آیا ساکنان بدون مجمع می‌توانند مدیر را انتخاب کنند؟

خیر. در ساختمانی که بیش از سه مالک دارد، انتخاب مدیر کار مجمع عمومی مالکان است و توافق ساکنان، جمع‌آوری امضا یا رأی‌گیری میان مستأجران جای آن را نمی‌گیرد. اگر مالکان با رعایت حد نصاب در مجمع شرکت نکنند، راه قانونی تجدید جلسه است که در ادامه توضیح داده شده است. آیین نامه برای ساختمان‌هایی که سه مالک یا کمتر دارند، تشکیل مجمع را الزامی نکرده است؛ در این ساختمان‌ها نیز تصمیم با خود مالکان است و بهتر است توافق آنان به‌صورت مکتوب و با امضای همه ثبت شود.

چه کسی می‌تواند مدیر ساختمان شود؟

ماده ۷ آیین نامه اجازه می‌دهد مدیر یا مدیران «از بین مالکین و یا اشخاصی خارج» انتخاب شوند. یعنی مدیر لازم نیست مالک باشد و مجمع می‌تواند یک مدیر حرفه‌ای یا شرکت خدماتی را نیز انتخاب کند. درباره‌ی مستأجر حکم صریحی در متن نیامده است، اما چون انتخاب غیرمالک مجاز است، منعی هم برای انتخاب او دیده نمی‌شود. طبق ماده ۱۵، اگر مجمع به‌جای یک مدیر، هیئت مدیره انتخاب کند، تعداد مدیران باید فرد باشد؛ مثلاً یک، سه یا پنج نفر.

شرح وظایفی که مدیر پس از انتخاب بر عهده می‌گیرد در راهنمای وظایف مدیر ساختمان آمده است.

حد نصاب مجمع برای انتخاب مدیر

ماده ۸ آیین نامه حد نصاب را بر اساس متراژ تعیین کرده است، نه تعداد مالکان: مجمع وقتی رسمی است که مالکان بیش از نصف مساحت تمام قسمت های اختصاصی، یا نمایندگان آنان، حاضر باشند.

تجدید جلسه

طبق تبصره‌ی ماده ۸، اگر این حد نصاب حاصل نشود، جلسه برای پانزده روز بعد تجدید می‌شود و جلسه‌ی تجدیدشده نیز به همان حد نصاب نیاز دارد. اگر در این جلسه هم حد نصاب به دست نیاید، جلسه دوباره برای پانزده روز بعد تجدید می‌شود و تصمیم‌های این جلسه‌ی اخیر با تصویب اکثریت حاضران معتبر است. بنابراین، طبق متن آیین نامه، جلسه‌ای که با هر تعداد حاضر رسمی است، دست‌کم سومین نوبت دعوت است، نه دومین.

مثال عملی

ساختمانی ده واحدی را در نظر بگیرید که هر واحد یک مالک دارد و مجموع مساحت قسمت های اختصاصی آن ۱٬۰۰۰ متر مربع است: شش واحد کوچک به متراژهای ۶۰، ۶۰، ۷۰، ۷۰، ۸۰ و ۸۰ متر (جمعاً ۴۲۰ متر) و چهار واحد بزرگ به متراژهای ۱۳۰، ۱۴۰، ۱۵۰ و ۱۶۰ متر (جمعاً ۵۸۰ متر). برای رسمیت جلسه، حاضران باید روی هم بیش از ۵۰۰ متر مربع داشته باشند.

در حالت نخست، اکثریت مالکان حاضرند، اما مجموع متراژ آنان (۶۰ + ۶۰ + ۷۰ + ۷۰ + ۸۰ + ۸۰ = ۴۲۰ متر) به بیش از نصف ساختمان نمی‌رسد. در حالت دوم، فقط چهار مالک حاضرند، اما متراژ آنان (۱۳۰ + ۱۴۰ + ۱۵۰ + ۱۶۰ = ۵۸۰ متر) کافی است. در حالت سوم، مالکان واحدهای ۶۰، ۶۰، ۷۰، ۷۰ و ۸۰ متری حاضرند (جمعاً ۳۴۰ متر) و جلسه باز هم رسمی نیست. در حالت چهارم، جلسه با هر تعداد حاضر رسمی است و اگر چهار مالک حاضر باشند، نامزدی که سه رأی از چهار رأی را به دست آورد، به‌عنوان مدیر انتخاب می‌شود.

مدت مدیریت، تمدید و تغییر مدیر

طبق ماده ۱۵ آیین نامه، مدت مأموریت مدیر یا مدیران دو سال است، اما مجمع عمومی می‌تواند این مدت را افزایش دهد و انتخاب دوباره‌ی همان مدیر نیز منعی ندارد. بنابراین دو سال سقف قانونی نیست، بلکه مدت پیش‌فرض است. بهتر است مدت دقیق و تاریخ پایان آن در صورت جلسه نوشته شود تا زمان برگزاری مجمع بعدی روشن باشد.

اگر مدیر پیش از پایان مدت استعفا دهد، فوت کند، عزل شود یا محجور شود، طبق ماده ۱۶ آیین نامه مجمع عمومی فوق‌العاده برای انتخاب جانشین تشکیل می‌شود. اگر مالکان از تشکیل این مجمع خودداری کنند، تبصره‌ی ۲ همین ماده پیش‌بینی کرده است که با تقاضای دست‌کم سه نفر از مالکان، و در ساختمان‌های کمتر از ده واحد با تقاضای یک نفر، مرجع اداری تعیین‌شده در آیین نامه برای تشکیل مجمع اقدام کند.

ثبت و ابلاغ نتیجه

طبق ماده ۱۲ آیین نامه، تصمیم‌های مجمع باید در صورت جلسه ثبت شود و مدیر باید آن‌ها را ظرف ده روز به اطلاع مالکانی برساند که در جلسه حاضر نبوده‌اند. ماده ۱۳ نیز تصمیم‌های مجمع را برای همه‌ی مالکان لازم‌الاجرا می‌داند. صورت جلسه‌ی انتخاب، شامل نام مدیر، مدت مدیریت، تعداد آرا، فهرست حاضران و متراژ هر یک، همان سندی است که مدیر بعدها برای افتتاح حساب بانکی ساختمان، پیگیری شارژ پرداخت‌نشده یا مکاتبه با ادارات به آن نیاز دارد.

چند نکته‌ی عملی

1. دعوت نامه را برای همه‌ی مالکان بفرستید، نه فقط ساکنان؛ مالکانی که در ساختمان زندگی نمی‌کنند نیز حق رأی دارند.

1. پیش از جلسه، فهرست مالکان و متراژ قسمت اختصاصی هر واحد را آماده کنید؛ حد نصاب با متراژ سنجیده می‌شود و بدون این فهرست، رسمیت جلسه بحث‌برانگیز خواهد شد.

1. از نمایندگان مالکان، از جمله مستأجرانی که از طرف مالک رأی می‌دهند، پیش از شروع جلسه وکالت نامه‌ی معتبر بگیرید و آن را ضمیمه‌ی صورت جلسه کنید.

1. اگر جلسه به حد نصاب نرسید، آن را در صورت جلسه ثبت کنید و جلسه را برای پانزده روز بعد تجدید کنید؛ فراموش نکنید که جلسه‌ی تجدیدشده نیز به همان حد نصاب نیاز دارد.

1. مدت مدیریت و تاریخ پایان آن را به‌صراحت در صورت جلسه بنویسید؛ مدت پیش‌فرض دو سال است و افزایش آن به تصمیم مجمع نیاز دارد.

1. نتیجه را ظرف ده روز به مالکان غایب ابلاغ کنید و نسخه‌ای از صورت جلسه را در اسناد ساختمان نگه دارید.

خلاصه

انتخاب مدیر ساختمان با رأی مالکان در مجمع عمومی انجام می‌شود و در ساختمان‌هایی با بیش از سه مالک، تشکیل مجمع الزامی است. مستأجر فقط با وکالت نامه‌ی معتبر از طرف مالک رأی می‌دهد، اما مدیر می‌تواند از میان غیرمالکان نیز انتخاب شود. مجمع با حضور مالکان بیش از نصف متراژ اختصاصی رسمی است؛ در غیر این صورت، جلسه دو بار و هر بار برای پانزده روز بعد تجدید می‌شود و تنها جلسه‌ی اخیر با هر تعداد حاضر و اکثریت آنان تصمیم می‌گیرد. مدت مدیریت دو سال است و مجمع می‌تواند آن را افزایش دهد یا همان مدیر را دوباره انتخاب کند. «آپارتمان من» (MyApartment) برگزاری مجمع عمومی را با دعوت نامه و صورت جلسه و نگهداری آن در اسناد ساختمان ساده می‌کند.

منابع

• آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان ها، دفتر تدوین و تنقیح قوانین و مقررات